Phase 5: Umsetzung


Auf einen Blick

  • Ausgangssituation: Sie haben die Ziele Ihres Vorhabens festgelegt und gemeinsam einen passenden Maßnahmenplan erstellt.
  • Inhalt: In Phase 5 führen Sie die Maßnahme(n) durch und behalten dabei wichtige Aspekte im Blick – z. B. Netzwerk, Ressourceneinsatz, Mitarbeitermotivation, Beteiligung der Betroffenen und begleitende Evaluation.  
  • Ziel: Am Ende von Phase 5 haben Sie Ihr Vorhaben umgesetzt und bei Bedarf notwendige Änderungen im Prozess vorgenommen.

Der Startschuss fällt: Es geht los!

Nachdem Sie sich als koordinierendes Team bzw. Steuerungsgremium gut vorbereitet haben, geht es endlich los. Sie sind in der Umsetzungsphase angelangt und können Ihre gemeinsamen Ideen nun verwirklichen. Schauen Sie vorab noch einmal genauer hin und überlegen Sie, ob Sie alle wesentlichen Aspekte berücksichtigt haben. Nutzen Sie dazu unsere Checkliste.

  •   Wurden die Belange der Zielgruppe(n) berücksichtigt?
  •   Finden sich wichtige Mitstreiter/-innen im Vorhaben wieder?
  •   Ist an Augenhöhe unter den Mitstreiterinnen und Mitstreitern und eine kluge Balance der Interessen gedacht?
  •   Bringen sich die Zielgruppen in die Durchführung ein? Haben sie Gelegenheit dazu? (Partizipation)
  •   Haben Sie gemeinsam Ihre Ziele und Indikatoren im Blick? Wie ist die Zusammenarbeit im Team?
  •   Sind regelmäßige Teamsitzungen geplant?
  •   Werden die Ergebnisse der Teamsitzungen protokolliert?
  •   Wird die Einhaltung des Zeitplans regelmäßig kontrolliert?
  •   Findet eine prozessbegleitende Evaluation statt? Zum Beispiel über Feedbackbögen bei den Mitstreiterinnen und Mitstreitern und in der Zielgruppe entlang der Meilensteine?
  •   Wird der Projektplan aufgrund der prozessbegleitenden Evaluation ggf. adaptiert?
  •   Wird das Steuerungsgremium regelmäßig informiert?
  •   Steht eine Plattform in Aussicht, bei der alle Akteure auf Informationen, Unterlagen, Dokumente, Erkenntnisse und Ergebnisse zugreifen können?
  •   Haben Sie „Fachtage“ im Blick? Sie helfen dabei, sich miteinander auszutauschen, gegebenenfalls nachzusteuern und sind darüber hinaus geeignet, um Ihr Netzwerk zu erweitern und weitere Mitstreiter/-innen zu gewinnen.
  •   Ist geklärt, ob die benötigten finanziellen Ressourcen zur Verfügung stehen?
  •   Wie lassen sich erzielte Erfolge wie beispielsweise die aufgebaute Struktur für weitere Ziele, Bausteine oder Angebote nutzen?

Setzen Sie Ihr Vorhaben nun Schritt für Schritt um. Damit es rund läuft, sollten Sie folgende Aspekte im Blick behalten:

Transparenz fördert Vertrauen: Kommunizieren Sie offen und transparent. Informieren Sie alle Mitstreiter/-innen frühzeitig und unaufgefordert über die geplanten Maßnahmen und den Prozessverlauf. Halten Sie alle Akteure regelmäßig auf dem Laufenden.Das stärkt das Vertrauen und den Zusammenhalt untereinander und ist wichtig für eine nachhaltige Wirkung.

Gute Netzwerke brauchen Pflege: Sie haben viel Engagement darauf verwandt, ein gutes Netzwerk, bestehend aus Ihrem Steuerungsgremium und dem Koordinierungsteam, aufzubauen. Bleiben Sie aufmerksam und pflegen sie Ihre Kontakte. Wenn Sie feststellen, dass Sie Personen oder Institutionen noch nicht berücksichtigt haben, holen Sie sie mit ins Boot. Sorgen Sie dafür, dass sich auch die Zielgruppe des Vorhabens einbringt und im Team wohlfühlt.

Netzwerke (Ihr Steuerungsgremium und Ihr Koordinierungsteam) beruhen auch auf den persönlichen Beziehungen der Netzwerkakteure untereinander. Emotionen entscheiden bisweilen ebenso über Erfolg oder Misserfolg der Arbeit wie die sachliche Ebene. Deswegen ist es wichtig, für ein gutes Klima zu sorgen und allen Mitgliedern mit Wertschätzung zu begegnen. Beugen Sie Störungen vor und pflegen Sie das Netzwerk gut. Nehmen Sie Situationen, in denen es nicht gut läuft, ernst. Signale dafür, dass die Qualität in der Netzwerkarbeit zurückgeht, lassen sich nutzen:

  • Stellen Sie das gemeinsame Handeln in den Vordergrund. Eine gut gemachte Gemeinschaftsaktion übertrifft jede Dauerdiskussion.
  • Die Praxis lehrt den Erfolg. Alle Akteure wollen erfolgreich sein.
  • Nehmen Sie sich zurück, erst Augenhöhe schafft Beteiligung.
  • Entwickeln Sie einen Radar für die Vorlieben der einzelnen Mitstreiter/-innen. Nicht jeder mag Protokolle schreiben. Nicht alle haben tagsüber Zeit für ein Treffen.
  • Ein Tipp: Schaffen Sie einen guten Sitzungsrahmen und wechseln Sie auch einmal den Ort. Laden Sie Fachexpertinnen/Fachexperten ein, geben Sie Mitstreiterinnen und Mitstreitern die Möglichkeit, sich zu präsentieren. Akzeptieren Sie eingehende Entschuldigungen.
  • Achten Sie darauf, den Zeitplan einzuhalten.
  • Laden Sie die Mitstreiter/-innen ein, die Tagesordnung mitzubestimmen.
  • Organisieren Sie belebende Begehungen und Gespräche vor Ort.
  • Geben Sie die Moderation in wechselnde Hände.
Tipp

Miteinander reden – Transparenz schaffen

Setzen Sie regelmäßige Treffen für die Teams an. Für das Steuerungsgremium sind Treffen ein oder zweimal im Jahr empfehlenswert. Wie oft sich das Koordinierungsteam trifft, hängt von der jeweiligen Phase und dem damit zusammenhängenden Abstimmungsbedarf ab. Tauschen Sie sich ganz nach dem Motto „In der Kürze liegt die Würze“ über den aktuellen Stand des Vorhabens aus. Überlegen Sie gemeinsam, welche Hürden Sie sehen und wie sie umgangen oder übersprungen werden können. Was fehlt, um den Erfolg zu ermöglichen und zu sichern? Denken Sie gemeinsam voraus und verteilen Sie die unterstützenden Aufgaben danach, wer sie leisten kann. Schaffen Sie ein Gleichgewicht in der Verantwortung, denn keine Mitstreiterin/kein Mitstreiter darf sich überbeansprucht sehen. Wählen Sie das Format des Ergebnisprotokolls.

Lassen Sie alle am Vorhaben und seinem Verlauf teilhaben. Schaffen Sie eine Kommunikationsplattform, auf welcher sich die Mitstreiter/-innen und die noch zu gewinnenden Akteure selbständig informieren und Kontakt halten können. Alle auf dem Laufenden zu halten, ist wichtig, damit die Unterstützung für Ihr Vorhaben in der Kommune nicht versiegt.